La comptabilité n’est pas une mince affaire. Heureusement, il existe pour tous les entrepreneurs des logiciels pour les aider dans la gestion de celle-ci. Découvrez notamment dans cet article comment choisir le meilleur logiciel comptable gratuit pour auto entrepreneur avec quelques exemples de plusieurs d'entre eux. Mais avant cela, quelques rappels sur le rôle de la comptabilité pour une entreprise.
L’importance de la comptabilité
Chaque entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d'activité, doit effectuer de nombreuses tâches liées à ses ressources (ex : salariés), s'assurer du respect de la législation en vigueur et administrer ses flux financiers. Pour ce faire, la comptabilité va jouer un rôle majeur.
Qu’est-ce que la comptabilité ?
On qualifie de comptabilité le système selon lequel l'entreprise organise ses données financières. Cette notion est très vaste puisqu'elle comporte des opérations comme la réception des documents comptables (appelés aussi pièces comptables), leur bon traitement, puis la production des états financiers de l'entreprise.
De manière générale, on peut dire que la comptabilité englobe tout ce qui touche à la tenue des comptes de l'entreprise. Elle s'avère alors essentielle à une bonne gestion budgétaire au quotidien.
Très encadrée et codifiée, la comptabilité nécessite de la rigueur et des outils adaptés pour pouvoir être réalisée correctement.
Aussi, de nombreux professionnels se tournent vers des solutions gratuites, raison pour laquelle nous verrons plus bas quelques exemples de meilleur logiciel comptable gratuit, utiles notamment pour les auto-entrepreneurs ou les entreprises qui n'en sont qu'à leurs débuts.
Tenir sa comptabilité passe par l'établissement des factures, l'enregistrement de chaque pièce comptable, le contrôle des éléments qui constituent l'actif et le passif de l'entreprise ainsi que l'établissement de comptes annuels.
Les objectifs de la comptabilité en tant qu’entrepreneur
Cette discipline, essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise, vise plusieurs choses :
- Fournir une information financière. Le premier principe de la comptabilité va être de produire différents documents de synthèse des comptes de l'entreprise. Il s'agit des comptes annuels, qui comportent un bilan, compte de résultat ainsi qu'une annexe. Ceux-ci vont aussi aider à produire un plan de trésorerie, qu'il soit prévisionnel sur une base mensuelle ou annuelle.
Il est également vivement conseillé, pour une entreprise, de produire régulièrement des situations comptables intermédiaires.
Ces documents permettent de se tenir informé de l'état financier de l'entreprise, une source d'information à transmettre également aux partenaires de celles-ci (comme les banques, associés ou actionnaires par exemple). Pour pouvoir réaliser un emprunt bancaire, il vous faudra fournir plusieurs de ces documents comptables. En revanche, il est également possible de bénéficier d'un crédit sans passer par le système bancaire souvent coûteux et chronophage.
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Cet ensemble d'informations permettra à l'entreprise d'anticiper le montant des impôts et autres taxes auxquels elle est soumise annuellement. Il peut s'agir par exemple de l'Impôt sur les Sociétés, la Taxe sur la Valeur Ajoutée ou encore la Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises.
- Piloter la gestion de l'entreprise. Au-delà de la simple information, la comptabilité intervient comme instrument d'analyse financière qui va aider à la prise de décisions. Elle donne de précieuses informations sur l'état de santé financière de l'entreprise, lui permettant de savoir si elle peut par exemple investir dans certains outils, procéder à une campagne de recrutement etc. Choisir un mode de financement pour son entreprise suppose en effet d'avoir bien analysé les différents flux financiers et la santé économique de sa structure.
En se dotant du meilleur logiciel comptable gratuit, un auto entrepreneur ou une structure plus importante peut assurer ces rôles d'information et de gestion de manière simple et régulière. - Respecter la réglementation en vigueur. Le Code de Commerce dispose, pour les entreprises enregistrées au RCS, de fournir des livres comptables obligatoires. Cependant, les micro-entreprises bénéficient d'obligations allégées en matière de comptabilité. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle un auto entrepreneur peut passer par un outil de comptabilité sans nécessiter l'intervention d'un expert-comptable.
Comment choisir son meilleur logiciel de comptable gratuit
Il existe, comme pour d'autres domaines relatifs à la gestion et la finance, de nombreux outils gratuits pour votre comptabilité. Comment faire le choix le plus judicieux en la matière et réaliser sa comptabilité gratuitement ? Plusieurs éléments sont à vérifier avant de vous lancer.
Bien sûr, si celui-ci ne vous convient pas, vous n'aurez pas perdu d'argent directement parlant puisqu'il s'agira d'une solution non payante.
Cependant, passer du temps à chercher et tester le meilleur logiciel comptable gratuit et adapté à votre entreprise prend du temps. Alors autant essayer de l'optimiser pour trouver simplement celui qui répondra le plus à vos attentes !
Tenez d'abord compte de la taille et du secteur d'activité de votre entreprise. Certains logiciels sont plus adaptés à certains domaines que d'autres (ex : si vous êtes un commerçant avec la gestion de stocks ou si vous êtes un fournisseur de services n'ayant pas recours à l'achat de marchandises). Le but du logiciel va être de gagner en temps, en facilité de gestion et en clarté des informations comptables produites.
En comparant les solutions comptables disponibles, assurez-vous que celle que vous visez comporte a minima les fonctionnalités suivantes :
- Le fait de pouvoir gérer sa comptabilité analytique (traitement des données pour identifier ce qui constitue le résultat de l'entreprise en vue de valoriser ces éléments)
- La gestion des paiements des clients et des règlements envers les fournisseurs
- Les déclarations relatives à la TVA
- La gestion de l'ensemble des déclarations fiscales, appelées "liasse fiscale". Il s'agit d'un ensemble de documents fiscaux produits à la fin de chaque exercice comptable. Cette liasse fiscale constitue une base de calcul pour l'administration fiscale qui définira alors le montant de l'impôt sur les sociétés. La liasse fiscale joue aussi un rôle informationnel non négligeable auprès des partenaires de l'entreprise.
Le meilleur logiciel comptable gratuit pour votre entreprise doit ainsi vous permettre de réaliser vos opérations courantes en la matière (ex : ventes clients ou achats fournisseurs), établir votre plan comptable, accéder à toutes les informations comptables et pouvoir les modifier si besoin. Si vous vendez des marchandises, il vous permettra aussi de vous renseigner sur l'état de vos stocks, mais aussi d'évaluer la solvabilité d'un client ou prospect et gérer vos rapports d'activité.
Pour résumer, ce logiciel va être un atout précieux pour automatiser l'ensemble de vos tâches comptables et pouvoir vous fournir à tout moment l'ensemble des informations financières dont vous aurez besoin. Un outil adapté à votre activité sera votre allié pour pouvoir bien gérer le financement de votre entreprise au quotidien.
Quel est le meilleur logiciel comptable gratuit ?
Tout dépend de vos attentes, mais voici quelques exemples en la matière :
- Momenteo : une solution en ligne (synchronisation Cloud sécurisée) à l'interface claire et intuitive. Elle permet de réaliser devis et factures en toute simplicité, le tout en respectant l'identité visuelle de votre entreprise. Elle vous fournira aussi l'ensemble des rapports dont vous aurez besoin, les éléments de facturation ou encore l'état des résultats. Certainement l'un des meilleurs logiciels de comptabilité gratuit pour auto entrepreneurs car la version non payante s'adapte parfaitement aux micro-entreprises. Même sans être un expert en comptabilité, vous pourrez suivre facilement vos finances et anticiper votre chiffre d'affaires.
- Henrri : un logiciel très complet qui là aussi permet une facturation en ligne, mais aussi des demandes d'acomptes, des relances de paiement ainsi que l'ensemble des données comptables. Vous pourrez exporter celles-ci en un clic et élaborer des reportings financiers, à fournir à vos interlocuteurs comme vos actionnaires ou banques pour une demande de crédit. Même s'il est tout à fait possible de bénéficier d'un crédit professionnel sans banque…
- Zefyr : facturation, paye en ligne, gestion des notes de frais, compte de résultat, liasse fiscale… Zefyr propose des fonctionnalités complètes pour la gestion de votre comptabilité en toute simplicité. Vous bénéficiez de 30 jours d'essai gratuit afin de tester l'outil et décider si son mode de fonctionnement convient à votre entreprise. Cependant, même une fois payant, le premier tarif ne s'élève qu'10€ mensuels ; une somme vite rentabilisée vu le gain de temps que permet ce type de solution !
- Comptalib : un outil puissant là aussi freemium qui permet par exemple de synchroniser vos données comptables avec le compte bancaire de votre entreprise. Il vous permettra de suivre facilement l'ensemble de vos flux financiers et limiter les impayés. Vous bénéficierez d'une période d'essai gratuite de 14 jours et le premier tarif n'est que de 15€ mensuels. Là encore, une solution à petit prix qui s'adaptera aussi bien aux micro-entreprises qu'au structures de plus grande taille.
Cette liste est bien sûre non exhaustive. Le meilleur logiciel comptable gratuit reste, après tout, celui dont les fonctionnalités et l'interface vous semblent les plus adaptées à votre activité et à la taille de votre entreprise. Même les solutions semi-gratuites vous permettent de ne pas vous lancer au hasard, et prendre le temps de tester chaque outil avant de faire votre choix.
Pourquoi choisir un logiciel comptable gratuit ?
Opter pour ce type de solution et faire sa comptabilité gratuitement présentent plusieurs avantages majeurs, en particulier pour les petites structures ou celles qui démarrent leur activité.
Le coût
En étant gratuits ou semi-gratuits, ces logiciels sont financièrement plus abordables que de gros programmes dont le coût atteint plusieurs centaines d'euros par mois. Or, une auto-entreprise ou une société en phase de lancement n'a pas le budget d'un grand groupe international… Ni le besoin de disposer d'une usine à gaz pour gérer sa comptabilité.
Un logiciel comptable gratuit permet alors de réaliser de précieuses économies, sans perdre bien sûr en qualité au niveau de la gestion comptable.
Plus facile
Un bon logiciel sera facile à prendre en main. Une interface intuitive et l'accès facilité aux informations rendront la gestion comptable aisée, et vous aideront même à vous familiariser avec tous ces éléments financiers.
La gestion de votre entreprise de manière globale sera alors optimisée et vous gagnerez un temps précieux sur celle-ci.
